Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii Osobie uprawnionej, wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Treść art. 188 kp powinna być komentowana w taki sposób, że zwolnienie przysługuje pracownikowi do ukończenia przez dziecko 14 roku życia - a nie do W świadectwie pracy wystawionym pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia należy wykazać okresy pracy w różnych wymiarach czasu pracy, a także zamieścić informację o wypłaceniu jednorazowej odprawy emerytalnej. Przykładowy zapis w świadectwie pracy przedstawiono poniżej. Przykładowo wypełniony ustęp 1 i ust. 6 pkt 12 świadectwa Fast Money. W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu. Problem W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie? Rada Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Uzasadnienie Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji. Podstawa prawna: art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 Jeżeli pracownik jest nieobecny i nie stawi się osoba przez niego upoważniona, termin ten wydłuża się do 7 pracy – kiedy należy je wystawić?Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi nawet wtedy, gdy ten nie rozliczył się z zakładem. Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie go w dniu rozwiązania umowy o pracę. Nieobecny pracownik ma prawo upoważnić na piśmie wybraną osobę do odbioru świadectwa. Jeżeli w ciągu 7 dni nie zostanie ono odebrane, pracodawca może wysłać je listem poleconym na adres podany w danych osobowych. Nawet, jeżeli pracownik z różnych względów nie chce odebrać dokumentu, nieefektowne doręczenie skutkuje dołączeniem świadectwa do akt. Pracodawca, który zamierza podpisać w ciągu 7 dni od wygaśnięcia stosunku pracy kolejną umowę z tą samą osobą, jest zwolniony z obowiązku wystawienia świadectwa darmowy wzór świadectwa pracy 2022!Pobierz wzór świadectwa pracy 2022 w formacie DOC (Word). Pobierz wzór świadectwa pracy 2022 w formacie PDF, gotowy do pracy – omówienie wzoruCo zawiera świadectwo pracy? Wszystkie informacje na temat wymiaru czasu pracy, jej okresu oraz rodzaju i zajmowanym stanowisku. Należy umieścić dane o wykorzystanych dniach wolnych, czyli urlopach i opiece nad dziećmi, a także okresach, w których pracownik otrzymywał zasiłki chorobowe i wszelkie informacje niezbędne do ustalenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Wpisuje się urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy. Dodatkowy urlop lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy, urlop bezpłatny oraz podstawę prawną jego udzielenia. Jeżeli pracownik odbył czynną służbę wojskową lub jej formę zastępczą w czasie stosunku pracy, także te dane muszą zostać ujęte, podobnie jak okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Kolejne niezbędne dane to: sposób rozwiązania stosunku pracy, tryb lub okoliczności jego wygaśnięcia. W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, należy określić okres, za jaki należy się pracownikowi odszkodowanie. Jeżeli pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym, również ten fakt musi zawierać świadectwo pracy. Wzór obejmuje także wzmiankę w przypadku zajęcia komorniczego wynagrodzenia. Należności uznane i niezaspokojone przez pracodawcę z powodu braku środków finansowych także muszą zostać uwzględnione. Oprócz danych podstawowych świadectwo pracy może zawierać dodatkowe informacje. Na żądanie pracownika podaje się w nim wysokość i składniki wynagrodzenia, a także uzyskane początku 2019 roku obowiązują zmiany w świadectwie pracy. Razem z nim pracownik musi otrzymać informacje na temat przechowywania akt pracowniczych. Do końca 2018 roku akta te musiały być przechowywane przez 50 lat. Obecnie, zgodnie z ustawą z 10 stycznia 2018 roku (DzU poz. 357), okres ten uległ skróceniu i wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Nowe świadectwo pracy wydawane będzie wraz z informacją w postaci papierowej lub elektronicznej o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca po zakończeniu tego okresu. Po tym czasie zostanie ona zniszczona. Brak wydania świadectwa pracy w wyznaczonym terminie, skutkować będzie karami finansowymi od 1000 do 30 000 zł. Były zatrudniony, który nie otrzyma terminowo świadectwa, będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie za poniesione szkody, w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, do 6 tygodni pracy a zwolnienie lekarskie i okresy nieskładkoweChociaż chorobowe zalicza się do okresów nieskładkowych, to mają one dodatkową pozycję w świadectwie pracy. Dni, w których pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby, muszą zostać wyszczególnione. Wpisuje się liczbę dni absencji pracownika z powodu choroby. Nie wpisuje się terminów, a wyłącznie liczbę dni łącznie. Nie dolicza się tu dni opieki nad chorym dzieckiem, podobnie, jak zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem. Okresy nieskładkowe w świadectwie pracy, muszą zostać określone, ze względu na ustalenie praw pracowniczych u kolejnego pracodawcy i prawa do renty lub emerytury. Wyszczególnia się je w ustępie 4 pkt 10 świadectwa według wzoru. Wpisuje się tu chorobowe, opiekuńcze, świadczenia rehabilitacyjne, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, urlopy wychowawcze, urlopy bezpłatne dla matek pracujących. Pracodawca zobowiązany jest do wyszczególnienia wszystkich okresów nieskładkowych, które wystąpiły w czasie trwania stosunku pracy. Wykazuje się je chronologicznie, z wyszczególnieniem dat, jednak nie podaje się podstawy uznania danego okresu za nieskładkowy. Tu ponownie wpisuje się chorobowe, z podaniem dat. Przy dużej liczby okresów nieskładkowych, można dołączyć ich wykaz w formie pracy jest dokumentem niezależnym od woli pracodawcy. To jego oświadczenie wiedzy, i musi je wydać niezwłocznie, a termin 7 dni obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy pracownika nie ma w pracy w ostatnim dniu trwania umowy. Dokument jaki sposób sporządzić informację o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy, dołączaną do świadectwa pracy? Jak informować pracowników lub byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji, a także sporządzić protokół zniszczenia poprzedniej formy dokumentacji? Zapraszamy do korzystania z gotowych wzorów dostępnych na Portalu Kadrowym!Skorzystaj ze wzorów wniosków, informacji oraz zawiadomień – aktualnych po zmianie przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z dniem 1 stycznia 2019 roku. Nowe wzory dokumentów dostępne na Portalu Kadrowym Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Informacja dla pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji byłych pracowników Pobierz wzór >> Protokół zniszczenia nieodebranej dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dołączana do świadectwa pracy) Pobierz wzór >> Aktualizacja informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wnioski o wydanie kopii z dokumentacji Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Ewidencja czasu pracy Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy Pobierz wzór >> Zachęcamy do korzystania z nowych wzorów dokumentów. Redakcja Portalu Kadrowego

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy